称职办公室主任必须练好“武功”

摘要：各位读者朋友， 如果您是一位办公室主任，那就请你细细品尝这篇文章吧，相信对你的工作会有很大帮助的，你将会是一个很出色的办公室主任，谢谢！
　　 办公室是我们每个人工作的平台，办公室主任作为承上启下、协调左右、沟通内外的重要角色，既是“领头羊”，又要“下厨房”，有时还要善为“无米之炊”，甚至给别人做嫁衣，这为办公室主任提出了新的更高的要求。有时有人会调侃办公室主任，说“酒量不大要被醉死；胸怀不宽要被气死；能力不强要被笑死；笔头不硬要被憋死。”办公室主任的素质如何、心态如何、水平如何、作用发挥如何，直接关系到机关工作的全局，决定了机关工作的成效。那么，处在这样特殊位置的办公室主任，应该如何履行好自己的职责呢？要重点力修“五功”。
　　 练“内功”，力求参谋有方。当参谋、出主意，是办公室主任的重要工作职责。办公室主任要当好高参，做好谋士。首要的是勤练内功，提高洞察事物的能力。提高能力，重在学习、重在实践、重在总结。一般来说，无知无能，多知多能。办公室主任必须重学习、多读书，努力向知识要宽度；向理论要高度；向历史要厚度；向实践要深度；向群众要新度；向内心要大度，切实增强参谋的本领。同时，还要提高参谋的艺术，就是要增强“三种意识”。一要增强大局意识。围绕中心，服务大局，是办公室主任履行职责必须遵循的首要原则。办公室主任要站在工作大局的高度想问题，立足本职岗位做工作，以“一览众山小”的境界和眼光去想问题、当参谋，力争站得高、看得远、想得深、做得细、落得实。要注重换位思考，“身在将位，胸为帅谋”，真正做到想领导之所想、谋领导之所谋，及早提出比较成熟的意见和建议，供领导参考决策。二要增强前瞻意识。“凡事预则立，不预则废”。避免仓促上阵、疲于应付，关键是要具备前瞻意识，多在“预”字上下功夫、做文章。办公室主任作为参谋和助手，其工作具有从属性、辅助性和被动性的特点。因此，在想问题、办事情时，要赶前不靠后，尽可能的早半拍、快半拍、先半步，提高敏锐性，增强主动性。唯其如此，才能变被动为主动，“参谋”才能参到点子上，“助手”才能助到关键处。三要增强创新意识。是否具备创新意识，是衡量一个干部综合素质高低的一把重要标尺，也是各项工作能否取得成功的关键环节。在新形势下，工作中需要研究、探索的问题层出不穷，应对这些问题老办法已经不管用，如果新办法不会用、不敢用，工作就无法打开新局面。因此，办公室主任必须保持只争朝夕、与时俱进、开拓创新的精神状态，改变干工作和做事情唯本本、搬先例的做法，突破默守陈规的思维定势，进一步解放思想，努力适应新形势、新规定，善于用创新的思路来谋划新点子、金点子，充分发挥参谋助手的创造性作用。
　　 聚“气功”，力求服务有度。办公室主任工作的一个重要特点就是服务性和程序性。所以，办公室主任必须养成不事张扬、不尚空谈、朴实无华的工作作风和习惯，气度尽量大一点，胸怀尽量宽一些。一要能受气。能受气也是一种能力。我国著名教育改革家、全国优秀班主任魏书生老师提出了一个很精当的论断：“能受委屈的人才是强者。”一些用人单位也将“能受委屈”作为招聘的基本条件。作为办公室主任，免不了要受一点委屈，招一些非议，或者是自己合理的“金点子”被领导当成“馊主意”，或者是自己服务机关的“热心肠”被当作“驴肝肺”等。面对这些情况，办公室主任要能做“受气包”，吃得苦，耐得烦，受得气，哪怕是受了委屈，也要忍辱负重，要顾全大局。二要挑重担。压力是一种磨难，也能修炼人的心态。办公室主任由于工作任务繁重，面对的工作压力较大，有时候还会处于风口浪尖和问题、矛盾的焦点上，这就要求办公室主任能够顶得住压力，挑得起重担，迎难而上，勇往直前，善于化压力为动力，解难题于危困。三要当配角。企业界总结了一条铁律：“愈是百年的品牌，愈是低调；愈是世界级的品牌，愈能耐得住寂寞”。如微软、奔驰、IBM、可口可乐等世界级品牌，总是很低调，一直在默默地打造和提升自己的品牌形象；而风光一时的“秦驰酒”、“三株口服液”，之所以成为“短命品牌”，就是因为它只注重知名度，而不善于打造美誉度，一味追求“标王”效应。办公室主任权利小、头绪多、任务重，很多时是做了大量工作，但只能是隐性的配角。因此，办公室主任要甘当配角、甘于奉献，注重科学选位、准确就位，把握适度，做到争作为不争座次、抢难题不抢镜头、揽责任不揽荣誉、抓工作不抓权力。
　　 施“和功”，力求协调有序。协调是办公室工作的内在要求，协调渗透在办公室主任工作的每一个环节。协调工作做好了，就能团结一致；协调工作做好了，就能达成共识，形成工作合力。如何协调？要把握“三讲”。一是同级协调讲风格。办公室工作既是独立的个体，更是相互联系的有机整体，办公室工作离不开同级机关和部门的配合和支持。因此，办公室主任要放下面子，主动加强与同级机关和相关部门的沟通协调，争取支持，切实做到大事讲原则，小事讲风格，相互尊重、相互理解、相互支持。二是上下协调讲尊重。真心尊重上级机关，遇事多请示，平时多汇报，善于借助上级的力量和影响推进本级工作，提高本地办公室工作水平；对于下级机关要真诚对待，工作中多一点支持理解、少一点批评说教，多一点经验交流、少一点无序竞争，促进办公室整体工作平衡协调发展。三是内部协调讲团结。“同心石成玉，协力土变金。”办公室主任要有懂团结的大智慧、会团结的大本事、真团结的大境界。要切实加强机关干部职工的沟通协调，努力发展一致性，正确引导多样性，用同志间的深厚友谊减少摩擦、化解矛盾、消除隔阂，实现一致性和多样性的有机统一，打造一个“团结协作、和谐共事”的工作团队。
　　 倡“柔功”，力求管理有效。厚道得人心，刻薄失人意。办公室主任在思想修养上要提倡厚道，在机关管理上要提倡“柔道”，练得“柔功”，推行柔性化管理，善于用“软绳捆硬柴”，做到和风细雨、平心静气、以柔克刚。一是要以平和的心态对待人。人的心境比环境重要得多，平和心、平常态是人生的最高境界。办公室主任必须用一种大度的心态正确对待身边的人和事，尊重个性，引导共性，容言、容人、容事。容言就是能容逆耳之言，忍得住误解，咽得下酸甜苦辣，决不能一听难听的话就火冒三丈、大发雷霆，更不能口不择言，恶语伤人。容人，就是要尊重每一个同志的个性，能容人之短，不能以自己的长处和过高的标准比别人的短处，也不能以偏概全，过多地否定别人。容事，就是能容失误之事。对工作中出现的事物和问题，多正己、少怨人，多帮助人分析原因，给予提高和改进的机会，而不求全责备，“一棍子打死”。二是要以高尚的人格感召人。人格魅力，是由人的品格、气质、能力等综合素质形成的无形力量。这种力量比任何语言都更有说服力、感召力、影响力。办公室主任应着力塑造和培养自己高尚的人格力量，带头以自己良好的人格力量影响和感染机关干部，使干部职工心悦诚服地尊重自己的意见，服从自己的管理。三是要以“狼性执行”制度影响人。柔性管理是在刚性管理体系基础上的一种升华和提高。柔性管理同样需要以制度作为保障，没有规章制度作支撑的柔性管理必然是无序而混乱的。管理学上有两个关键词，一个是“狼性执行”，一个是“人性化管理”。针对过程、针对思想、针对具体人，要实行人性化管理；针对结果、针对业绩、针对事情，必须实施“狼性执行”。为什么军队是世界上最强大的组织？就因为军队是最具狼性的团队，它严厉的军规和对名利感的坚决服从，让组织获得了方向一致、行动一致的执行力。作为办公室主任来说，要带头执行机关的工作制度和管理制度，要求别人做到的，自己首先做到；要求别人不做的，自己首先不做。在制度执行过程中，要公开透明，公平公正，一视同仁。
　　 勤“做功”，力求落实有力。办公室主任不仅是决策的参与者，更是决策的执行者，抓好各项工作任务的落实是办公室主任履行职责的重要环节，也是办公室主任工作成果的最终体现。如何抓好落实？我认为，办公室主任要有一股“看准了不松手，干不成不放手”的韧劲，对各项工作能够一抓到底，抓出成效。一是抓具体、抓细节。细节决定成败，细节成就完美。科学家研究发现：一只蜜蜂酿出一公斤蜂蜜，需要往来飞行大约30万公里，吸吮大约1200万个花朵的液汁。蜜蜂酿蜜的过程就是成就细节的过程。同样，如果没有各个工作环节上的精细化，就没有整体工作的高质量。办公室主任作为机关工作的组织者，必须以严谨细致的工作作风，既抓大，又顾小；既尊重和善于发挥每一个同志的创造力，也不当“甩手掌柜”，而是专注于关键细节，成就完美。二是抓基础、抓薄弱。“基础不牢，地动山摇”。工作实践告诉我们，许多不落实的问题，往往出在基础层面上，出在薄弱环节。海尔总裁张瑞敏有一句名言：“把简单的事做好就是不简单，把平凡的事做好就是不平凡。”正是基于这种理念，青岛海尔从一个亏损147万元的街道小厂发展成为营业额破千亿的跨国经营企业。办公室主任不能眼高手低、好高骛远、急于求成，必须脚踏实地，从具有基础性、根本性、长远性的工作抓起，从薄弱环节做起，以小见大、化劣为优。三是抓经常、抓反复。时紧时松、抓抓停停，工作难以见效。只有坚持不懈、持之以恒，经常抓、反复抓，才能更好地促进工作的落实。也只有经常及时地了解和预见有关情况，制定相应的措施，才能迅速有效地解决倾向性问题。办公室主任要善于抓住机关中的一些容易出现反复的问题，增强工作的韧性，加大工作检查督促和跟踪落实的力度，务求实效。四是抓重点、抓难点。只有抓住重点，工作才算抓到点子上，才能起到牵一发而动全身的作用。作为办公室主任，要盯住牵动工作全局的重大问题做工作，瞄准阶段性工作，把精力花在重点上，把工作做在难点上，通过一些重点、难点问题的解决，实现整个工作局面的“柳暗花明”。